Con la participación de 21 colaboradores de diversas áreas de la Universidad en su primera edición, esta iniciativa de la Oficina de Relaciones Institucionales, en colaboración con la Oficina de Educación Continua está actualizándose para relanzarse en Otoño 2024

El ser para los demás es parte esencial de la filosofía itesiana. Este principio aplica para cualquier actividad institucional en la que la universidad jesuita esté involucrada. La organización de eventos y el protocolo institucional del ITESO no son la excepción.  

Con ello en mente, la Oficina de Relaciones Institucionales (ORI), en colaboración con la Oficina de Educación Continua, desarrolló el “Curso de organización de eventos y protocolo institucional del ITESO”, pensado como una herramienta para apoyar a todas las dependencias en el cuidado de la imagen de la Universidad.  

El curso, que es sin costo, tiene como objetivo unificar criterios en el cuidado de dicha imagen y la manera en que se recibe y atiende a los invitados, señala Leonora Lizárraga Salazar, encargada de Protocolo Institucional del ITESO.  

“Cada evento es una oportunidad para fortalecer nuestro posicionamiento y mantener la excelencia que caracteriza al ITESO. En este curso, nos enfocamos en potenciar esas habilidades de planeación, para cuidar la imagen que proyectamos en cada actividad que llevamos a cabo”, explica. 

Además de las asesorías y acompañamientos en la organización de eventos, el curso proporciona las nociones básicas y el manual necesario para que cualquier miembro de la comunidad pueda organizar un evento exitoso.  

«El protocolo no es poner la alfombra roja y sacar las copas de champán: es que todo fluya y esté bien organizado para que todos los asistentes tengan una experiencia positiva», enfatiza Lizárraga.  

La organización de un evento requiere de una preparación anticipada de las distintas actividades que se deben llevar a cabo, lo que implica un trabajo de semanas o, incluso, meses.  

El curso gratuito inició en diciembre de 2023 y concluyó en marzo de 2024. Fue impartido a través de la plataforma Canvas, con una duración total de 17 horas en formato asíncrono. Al frente de las sesiones estuvieron Leonora Lizárraga y Guillermo Rosas Bellido, director de la Oficina de Relaciones Institucionales.  

“La sesión final fue presencial y se presentaron casos prácticos para que los estudiantes pudieran aplicar los conocimientos adquiridos en el curso», comenta Lizárraga. 

Terminaron satisfactoriamente el curso 21 personas de diferentes instancias de la Universidad. Los participantes tienen en sus encargos realizar eventos o apoyar en la organización de éstos. 

El contenido del curso se basó en el Manual de Protocolo disponible para toda la comunidad universitaria, e incluyó casos prácticos para cuya realización los participantes desarrollaron toda la estrategia logística y administrativa, desde los fundamentos de la organización, la planificación inicial, la ejecución y la atención de imprevistos, así como manejo de invitados y montaje. 

«Es un curso muy enfocado al tipo de actividades que se realizan en el ITESO», señala Lizárraga Salazar. «Por ejemplo, preferimos el uso de vasos de vidrio o biodegradables y establecemos el protocolo de cómo acomodar un presídium, el orden de las palabras de las autoridades y el acomodo de banderas, todo con sustento teórico y de prácticas federales». Además, se incluyeron temas de logística, como a quién dirigirse para cuestiones de comunicación, promoción del evento, cobertura y transmisión. 

Formación continua 

La encargada de protocolo señaló que están trabajando en la actualización del curso para lanzar otra edición en Otoño 2024, para personal de tiempo fijo. Además, desde la ORI se ofrecerá un taller de oratoria para quienes son maestros de ceremonias, con el objetivo de proporcionar herramientas para realizar su labor de manera más efectiva. 

«Vamos a tratar de hacer un plan de formación continua con otras charlas y cursos que complementen esa formación», añadió Leonora Lizárraga.  

«La atención a la persona y la calidez con la que el ITESO recibe a sus invitados son algo que siempre se menciona como puntos fuertes», comenta Lizárraga. «Queremos que esa imagen del ITESO sea de actividades bien hechas, que fluyan bien y que respeten la jerarquía de todos los invitados». Con una lista de espera de interesados, el curso promete seguir siendo una herramienta valiosa para el personal del ITESO. 

 

FOTOS: Zyan André